Fare una richiesta a qualcuno significa manifestare uno stato di necessità e chiedere qualcosa per poterlo colmare. Non è un’impresa facile e richiede un’assunzione di responsabilità, per questo motivo talvolta lo evitiamo, ad esempio perché:
- non ci piace mostrare agli altri i nostri bisogni poiché significa ammettere una “debolezza”;
- far vedere agli altri che siamo scontenti, insoddisfatti è faticoso o imbarazzante o ci dispiace;
- abbiamo paura di ricevere un “no”, quindi preferiamo rimanere con il nostro malcontento senza fare uno sforzo per cambiare la situazione.
Quando però si decide di fare una richiesta, è bene tenere presenti alcuni passaggi di base per poter ottenere la risposta desiderata. Descriveremo il balletto fra richieste (da fare) e promesse (da ottenere) come un ciclo, che può aprirsi e poi chiudersi, oppure riaprirsi. Il ciclo si compone di queste fasi:
- Preparazione: ci accorgiamo che ci manca qualcosa, e decidiamo di fare una richiesta. La formulazione della richiesta prevede che:
- Sia chiara, ovvero non ci siano possibilità di fraintendimento fra le due parti;
- Preveda un tempo entro il quale la promessa deve realizzarsi;
- Sia definita in termini di come, dove, quando, ecc.;
- Parta dal presupposto che l’altro ha competenza per poterla assolvere;
- Vi sia sincerità, sia da parte di chi la fa, che da parte di chi la accoglie;
- Negoziazione: chi riceve la nostra richiesta ha la possibilità di prendersi la responsabilità o meno di assolverla, facendo una promessa. In questo senso può muoversi su almeno quattro diverse strade:
- Accettare: definire la promessa in termini di tempo, impegno preso e condizioni, assumendosi la responsabilità di portarla a compimento;
- Rifiutare: rispondere “NO”;
- Fare una controfferta: ovvero negoziare la richiesta, trasformandola in qualcosa di diverso che possa soddisfare entrambe le parti;
- Posporre la decisione, chiedendoci tempo. In questo caso è necessario che chi ha fatto la richiesta chieda di definire questo tempo, in modo da poter poi verificare la risposta nei tempi previsti.
A chi fa la richiesta, deve essere sempre chiaro che “ci provo”, “vediamo”, “ci penso” non significano una presa in carico reale della richiesta: non dichiarano assunzioni di responsabilità.
- Esecuzione: è la fase in cui viene compiuta l’azione oggetto della promessa. È in questa fase che possono emergere ostacoli, problemi o impedimenti che prima non erano visibili. Per evitare incomprensioni è essenziale che chi ha fatto la promessa si impegni nel comunicare immediatamente le difficoltà all’altro, in modo da avere spazio per rinegoziare la promessa.
- Valutazione: una volta esaudita la promessa, chi ha fatto la richiesta verificherà il proprio livello di soddisfazione. Se è soddisfatto, il ciclo sarà chiuso. Se non è soddisfatto, potrà riaprirlo formulando una nuova richiesta.
Come lo è l’esporsi con una richiesta, anche l’accoglierla e fare una promessa significa assumersi una responsabilità. Solo se entrambe le parti sono responsabili si può avere un ciclo soddisfacente, anche quando avvengono rinegoziazioni o cambiamenti.
La comunicazione efficace è una competenza che si può acquisire e allenare con un percorso di coaching: contattami per definire insieme il tuo personale percorso.
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