Le riunioni sono momenti topici delle giornate lavorative, ma poche persone riescono a gestirle in modo davvero efficace.
Se ripenso alle mie esperienze di vita in azienda, ricordo di aver partecipato a meeting a bassissima efficienza: si sforava l’orario previsto di fine, c’erano dialoghi botta e risposta che non portavano a nessun risultato concreto o si discutevano temi diversi da quelli previsti. Talvolta alcuni prendevano il sopravvento e usavano la riunione per incensare loro stessi o squalificare il lavoro svolto da altri. Il tutto si concludeva con molta insoddisfazione e nulla di fatto.
Eppure le riunioni sono uno spazio importante per un gruppo di lavoro, perché possono rafforzare lo spirito di squadra e facilitare uno scambio produttivo di idee, informazioni, strumenti.
Gestire riunioni efficaci in 5 punti
Che le riunioni siano davvero fruttuose è importante per molti motivi.
Per le persone è necessario evitare la frustrazione che genera uno scambio infecondo. Calo della motivazione e del coinvolgimento nella vita aziendale sono conseguenze dirette della percezione di inefficacia.
Per l’azienda è fondamentale impegnare al meglio le proprie risorse: ogni confronto fra più persone ingaggia le stesse per un tempo che potrebbe essere dedicato ad altre attività. Il tempo speso ha un costo.
Vediamo quindi come muoversi per rendere questo tempo produttivo.
Definire l’obiettivo
Le riunioni sono lo strumento di lavoro migliore per cementare i team di lavoro e portare avanti le iniziative aziendali. Gli scopi per indire una riunione possono essere vari: condividere informazioni, sensibilizzare le persone, monitorare processi, avviare un nuovo progetto con un cliente o un fornitore, raccogliere feedback, prendere decisioni, generare idee.
È importante che ogni meeting abbia un obiettivo e che questo sia condiviso tra i partecipanti, in modo da coinvolgere tutti verso un approccio di responsabilità. Tutti devono sapere quale è il goal da raggiungere.
Questo permette di essere più efficaci nel contenere le divagazioni, concludere la riunione al conseguimento dello scopo, darsi nuovi obiettivi.
Identificare i partecipanti necessari
Chi dovrebbe partecipare alla riunione? Solo le persone indispensabili a discutere l’obiettivo e portarlo avanti.
Ti è mai capitato che si presentassero ad un tuo meeting persone invitate da altri? O membri del team che – pur non invitati – venivano coinvolti solo per evitare la loro paura di essere escluse? È un fenomeno piuttosto diffuso. Questi soggetti si fanno invitare solo per mantenersi visibili, e magari sono proprio gli “imbucati” a diventare elementi di disturbo.
Ebbene, l’efficacia di una riunione è massima se sono presenti fino ad 8 persone. Oltre i 10 partecipanti le comunicazioni diventano caotiche, i singoli contribuiscono meno, si creano sottogruppi, si fatica a prendere decisioni.
Condividere l’ordine del giorno
Prima di ogni riunione, insieme alla convocazione, è indispensabile mettere a punto l’agenda della stessa. L’agenda, o ordine del giorno (odg), dovrebbe mettere a fattor comune:
- I temi da trattare, raggruppati per argomento;
- i tempi di discussione per ogni punto;
- il relatore designato.
Alcuni partecipanti potrebbero avere considerazioni rispetto all’agenda. È consigliabile che l’odg venga condiviso qualche giorno prima della riunione, in modo da portelo discutere prima di iniziarla.
La condivisione di un odg consente di evitare di andare fuori tema e di evidenziare ridondanze o omissioni.
Mantenere un coordinamento durante la riunione
Un coordinamento della riunione è elemento indispensabile perché i lavori procedano secondo il programma definito. Il coordinamento dovrebbe assicurare che tutti rispettino il tempo assegnato, che si discutano solo gli argomenti previsti, che intervenga solo chi per ruolo o competenza ha più titolo di riferire sull’argomento.
Il coordinamento è lo strumento migliore per evitare che le riunioni diventino il luogo in cui ciascuno scarica le proprie tensioni.
All’inizio della riunione è fondamentale:
- Ri-condividere l’d.g.
- Definire chi conduce la riunione (o le diverse fasi della riunione)
- Definire chi si occupa del verbale (ne prende in carico la stesura e l’invio)
- Fare una breve sintesi dello stato avanzamento lavori dalla riunione precedente (es. rispetto ai diversi compiti che erano stati assegnati)
Occuparsi del seguito
Nelle ultime battute della riunione è utile mettere le basi per ciò che dovrà accadere in seguito: chiarire il “chi fa cosa” e sensibilizzare ogni partecipante sull’obiettivo.
È poi necessario tenere traccia di ciò che si è condiviso attraverso un verbale. La minuta della riunione dovrebbe contenere:
- le decisioni raggiunte,
- le azioni da intraprendere,
- i soggetti responsabili delle singole iniziative ed i soggetti coinvolti,
- i meccanismi di feedback e di monitoraggio,
- i tempi di realizzazione.
È necessario che il verbale sia immediatamente disponibile per tutti i soggetti coinvolti. Condividerlo dopo diverse settimane lo renderebbe di fatto inutile, dal momento che non si tratta solo di un passaggio burocratico, ma di uno strumento di lavoro necessario per procedere nel lavoro. Per velocizzare i tempi può essere una buona pratica scriverlo già durante la riunione, attraverso un file condiviso.
Se vuoi migliorare la tua capacità di gestire le riunioni o più in generale le tue abilità di leadership, contattami. Formulerò insieme a te un percorso di coaching per lavorare su questo tema.
Se stai cercando un supporto per potenziare le abilità del tuo team di lavoro, posso affiancarti con un percorso di formazione o con un team coaching.
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