Strumenti per il time management

gestire bene il tempo

Saper gestire il tempo attraverso gli strumenti di time management è una competenza importante, perché ci rende efficaci ed efficienti sia nella vita che nel lavoro. D’altra parte è un’abilità che difficilmente alleniamo, alla quale non dedichiamo la nostra attenzione. Il più delle volte ci muoviamo all’inseguimento di un risultato senza avere consapevolezza di quanto tempo abbiamo a disposizione per realizzarlo. Tuttavia il tempo è una risorsa finita, e se non partiamo da questo presupposto rischiamo di commettere gravi errori.

Pensateci un attimo: quand’è che, davvero, ci rendiamo conto di come abbiamo speso il nostro tempo? Il più delle volte è quando non siamo riusciti a raggiungere un risultato: abbiamo fallito una consegna, non siamo riusciti a far quadrare tutti gli impegni previsti, siamo arrivati in ritardo a un appuntamento o simili. In pratica, ci accorgiamo di come abbiamo speso il tempo quando abbiamo fallito; viceversa, quando tutto fila liscio, difficilmente ci concentriamo su come abbiamo utilizzato questa risorsa.

Il primo passo per sviluppare abilità nella gestione del tempo è dunque avere consapevolezza del tempo.

Perché è importante gestire bene il tempo?

Chi riesce a gestire efficacemente questa risorsa, oltre ad essere più produttivo e a godere della soddisfazione di aver raggiunto i risultati, è meno stressato:  riesce a non esaurire le risorse psichiche e fisiche e ha un senso di maggiore benessere. Insomma, una buona gestione del tempo ci protegge dallo stress o almeno ci evita di sottoporci a stimolazioni stressanti continue. 

L’approccio giusto per diventare bravi gestori del tempo

Esistono tecniche per la gestione del tempo, ma non bastano. Apprendere una tecnica non è sufficiente, perché potremmo impararla e poi dimenticare di usarla o scegliere di non farlo perché ci sembra che organizzare il tempo sia una perdita… di tempo!

L’atteggiamento giusto a livello psicologico è quindi un elemento fondamentale per sostenere nel tempo l’applicazione delle tecniche. Fontana (v. bibliografia) ha individuato in particolare due risorse:

  • Motivazione, la spinta che serve a farci mantenere la costanza nella organizzazione, ad evitare il rischio di tornare al solito regime di disorganizzazione. Possiamo trovare questa motivazione se ci rendiamo conto che efficientando la gestione del tempo siamo più efficaci, più soddisfatti e meno stressati. La troveremo iniziando ad esercitarci e traendo beneficio dalle tecniche di gestione del tempo. Ma non dobbiamo perdere questo focus: la motivazione va monitorata giorno per giorno.
  • Ottimismo, l’approccio di convinzione che possiamo migliorarci. Senza ottimismo (lo abbiamo visto nell’articolo sulla grinta, dove si parlava di “speranza”) possiamo essere tentati di lasciar perdere perché “tanto non ce la farò mai”. Se partiamo con un pensiero positivo, sarà più facile rimanere in un circolo virtuoso di esercizio e miglioramento continuo.

Atteggiamenti efficaci per gestire bene il tempo

Sulla base della mia esperienza come coach, aggiungerei che ci sono altri due elementi che aiutano a gestire bene il tempo:

  • la responsabilità: sentirsi padroni del proprio tempo, anche quando si lavora alle dipendenze di qualcun altro. Sapersi focalizzare sui propri obiettivi e mettere limiti alle invadenze di campo altrui;
  • l’abbandono del perfezionismo: voler dimostrare al mondo che siamo i più bravi, che sappiamo rispondere a ogni richiesta e che a tutte rispondiamo in modo perfetto, è un ottimo metodo per essere stressati, inefficienti e sentirsi affogati. Imparare a trarre soddisfazione da un risultato adeguato, anche se imperfetto, è un passo in avanti per una migliore gestione del tempo.

Nei prossimi post vedremo qualche tecnica per la gestione del tempo, senza dimenticare motivazione e ottimismo. La gestione del tempo non è solo questione di tecnica, ma soprattutto di atteggiamento mentale.

La gestione del tempo è una competenza che si può allenare attraverso il coaching. Contattami per decidere insieme il tuo percorso.  

Bibliografia

Fontana D.  (2005)  Gestire bene il tempo di lavoro. Strategie di time management. Erickson

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